The Wisdom of Work - Tipps für erfolgreiche Selbstorganisation

Du kennst das: Vor Dir stapelt sich ein riesiger Berg Arbeit. Aber wo sollst Du nur anfangen, wie erledigst Du alles so effizient wie möglich? 

Wir geben Dir ein paar Hilfestellungen. Einfache Tipps mit großer Wirkung! Und am Ende liegt für Dich ein Poster mit allen Tipps auf einen Blick zum Download bereit. Los geht's:

Unterscheide dringend und wichtig

Mit welcher Aufgabe fängst Du an? Regel Nummer 1 für das Priorisieren von Arbeit lautet: Unterscheide dringend und wichtig. Was ist dabei was? Wichtig ist eine Aufgabe, wenn etwas auf dem Spiel steht. Dringend ist eine Aufgabe, wenn es eine kurzfristige Deadline gibt.

Eine hilfreiche Fragestellung hierbei ist zum Beispiel: Wo steht am meisten Geld für die Firma auf dem Spiel?

Übernimm die Verantwortung

Wir alle neigen dazu, die Verantwortung bei Fehlern anderen in die Schuhe schieben zu wollen. Kann sogar nach hinten losgehen. Wer verantwortungsvoll arbeitet, der kommt gar nicht erst in solch eine Situation. Hilfreich ist der Gedanke: "Für alles, an dem ich beteiligt bin, bin ich auch verantwortlich!"

Generell gilt: Du bist nicht nur verantwortlich für das, was Du tust, sondern auch für das, was Du lässt.

First things first! Die hässlichste Kröte zuerst

Der dringende Anruf beim Kunden, um ihm eine unangenehme Nachricht mitzuteilen. Oder das Proofreaden des letzten Konzepts. Es gibt viele Beispiele für Aufgaben, die man gerne aufschiebt. Das Problem dabei: Sie werden auch im Laufe des Tages nicht schöner.

Pass auf, dass sie Dich nicht noch nachts in deinen Träumen verfolgen und nimm sie Dir gleich zum Frühstück!

Kleinkram bündeln

Hier eine 5min-Aufgabe, da ein 10min ToDo, und dann noch die paar ungelesenen Mails. Lass Dich davon nicht aus wichtiger Arbeit rausreißen – Pack Dir die kleinen Aufgaben lieber zu Blöcken zusammen. Morgens, mittags und abends je einen geplanten Slot, um neue E-Mails zu beantworten, statt sich bei jeder Benachrichtigung aus dem Flow bringen zu lassen.

Plane Dir täglich einen gewissen Zeitraum ein, um Kleinkram gebündelt zu erledigen. Dann ist das alles abgehakt und Du kannst Dich auf die wichtigen Dinge konzentrieren.

Dein Problem ist Dein Problem

Du weißt bei einer Aufgabe nicht so recht, wie Du sie lösen sollst? Da liegt es doch nahe einen Kollegen um Hilfe zu bitten. Aber Vorsicht: Mit einem einfachen "Ich komm da nicht weiter" und der Hoffnung, dass er das Problem für Dich löst, klaust Du ihm nicht nur seine Zeit, sondern bist beim nächsten Mal auch nicht schlauer - und musst ihn sogar wieder um Hilfe bitten.

Viel besser wäre es doch, ihm ein, zwei, drei konkreten Lösungsvorschläge mitzuliefern. Da kann er gleich erkennen, dass du bereits etwas versucht hast und Dir eventuell bei diesem Ansatz weiterhelfen. Die Konsequenz: Er spart Zeit und Du lernst dazu. Andersrum macht es natürlich auch Sinn, Deinen Kollegen lieber bei ihren Problemen zu helfen, statt sie für sie zu lösen. Es ist wie bei kleinen Kindern: Wenn Dir als Kind jemand deine Schuhe zubindet - wie willst du es jemals selbst schaffen? Die Devise ist: "Hilf mir, es selbst zu tun."

Lass Dir Deine Probleme nicht wegnehmen und nimm anderen nicht ihre Probleme weg.

Halte Dein Problem vom Kunden fern

Das ist ganz einfach und unmissverständlich: Der Kunde interessiert sich nicht dafür, welche Probleme Du hast, sondern wie Du SEINE löst! Punkt.

Keep the kitchen tidy

Wisch's weg, auch wenn's nicht Deine Krümel sind. Deine eigenen aber sowieso. Das gilt natürlich für die Büroküche als auch im übertragenen Sinne.

Nicht unterbrechen

Eben klingelte das Telefon, jetzt klopft ein Kollege an die Bürotür und wer weiß, was als nächstes kommt. Alles Faktoren, die einen aus dem konzentrierten Arbeiten rausreißen.

Lass Dich nicht dauernd unterbrechen und hör auf, andere zu unterbrechen! Überleg Dir lieber gut, wann Du wen wegen was störst. Es raubt Zeit und Konzentration.

Ganz oder gar nicht

Keine halben Sachen. Wenn Du etwas anfängst, dann mach es richtig. Sonst musst Du dieselbe Aufgabe zweimal anpacken. Und schon geht wieder Zeit flöten… Und der Anfang ist ja bekanntlich das Schwerste. Blöd, wenn man es zweimal machen muss.

Fragen fragen

Nicht verstehen und nicht zu wissen ist keine Schande. Nicht zu Fragen allerdings schon.
In diesem Sinne: Lieber einmal mehr nachhaken als einmal zu wenig.

Think first

Einfach drauf loslegen, Hauptsache vorankommen? Das wird nichts. Jede Stunde Planung im Vorfeld spart vier Stunden in der Umsetzung, oder der Nacharbeit. Was lohnt sich da wohl mehr?

Mach das Projekt fertig, bevor es dich fertig macht

Es gibt Projekte, die ziehen sich ohne Ende. Wie Kaugummi. Sieh zu, dass Du Haken gesetzt bekommst! Erst dann kann es weitergehen und die nächsten Punkte in Angriff genommen werden. Alles andere kostet nur unnötig Zeit. Und nichts fühlt sich befreiender an als wenn Du etwas gerade fertig gemacht hast!

Mach mal Pause

Irgendwann ist mal gut. Spätestens wenn der Kopf leer ist oder dröhnt, solltest Du unbedingt eine Pause einlegen. Aber kleine Auszeiten erhöhen die Konzentrations- und Leistungsfähigkeit und führen am Ende dazu, dass du schneller fertig bist. Klingt komisch, ist aber so. Also leg mal alles ab. Vielleicht auch Dich.